Tools für die Immobilienverwaltung: Unsere TOP 5

In der heutigen schnelllebigen Welt ist effiziente Immobilienverwaltung ohne digitale Unterstützung kaum noch vorstellbar. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen fünf innovative Tools vor, die Ihnen helfen, Ihre Immobilienverwaltung zu optimieren und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Von der digitalen Durchführung von STWE-Versammlungen über die automatisierte Buchhaltung, bis hin zur digitalen Kommunikation mit Mietern – diese digitalen Helfer bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Zeit zu sparen und Ihre Prozesse zu verbessern. Erfahren Sie, wie Sie mit diesen Tools nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mieter erhöhen können. Digitaler Telefon-Assistent InfoCenter/Digitale Pinnwand Hybrider Postversand Digitale Eigentümerversammlung Digitale Dokumentenablage 1. Digitaler Telefon-Assistent Telefonanrufe automatisch entgegennehmen. Sie kennen das: Ständiges Telefonklingeln. Keine Zeit, das Telefon abzunehmen. Die Anfragen stapeln sich und die Arbeit muss unterbrochen werden. Der Woonig Telefon-Bot nimmt für Sie Anrufe entgegen, beantwortet häufig gestellte Fragen und leitet diese als Meldung bzw. Ticket direkt strukturiert und kategorisiert an das Cockpit  – alles in Echtzeit und mit höchster Präzision. Bei Bedarf können Sie dank Live-Handover den Anruf auch direkt persönlich übernehmen. Durch die Integration modernster KI-Technologie sorgt der digitale Telefonassistent dafür, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt und Ihre Kunden stets eine professionelle Betreuung erhalten.  ✓ Für die Anrufer entstehen keine Wartezeiten ✓ Der Telefon-Bot ist 24/7 - 365 Tage im Jahr erreichbar ✓ Tickets werden automatisch erstellt und an die zuständige Person geleitet ✓ Automatische Übersetzung in über 125 Sprachen 2. InfoCenter/Digitale Pinnwand Bewohner schnell und unkompliziert benachrichtigen. Mit dem InfoCenter informieren Sie Ihre Mieter, Eigentümer und Dienstleister digital und unkompliziert. Das InfoCenter fungiert im Prinzip als digitale Pinnwand, mit welchem Sie Neuigkeiten und wichtige Informationen, wie Wartungstermine, Veranstaltungshinweise oder allgemeine Mitteilungen, einfach und unkompliziert teilen können. Alles wird übersichtlich und zentral dargestellt und Sie sehen direkt, über welche Kanäle die Informationen geteilt werden. Auch Umfragen können über das Woonig InfoCenter erstellt und geteilt werden. Das InfoCenter sorgt für deutlich mehr Transparenz in der Kommunikation . Alle Beteiligten bleiben stets auf dem neuesten Stand, was die Zufriedenheit merklich verbessert. Die Möglichkeit, Beiträge einfach und zielgruppenorientiert zu erstellen, machen sie zu einem unverzichtbaren Tool für eine moderne und effektive Immobilienverwaltung. 3. Hybrider Postversand Weg zum Drucker und zur Post sparen. Egal ob Einladungen für die kommende STWE-Versammlung oder Nebenkostenabrechnungen. Das Drucken, Sortieren, Kuvertieren und Verschicken von Dokumenten nimmt viel Zeit und auch Kosten in Anspruch. Dank Post-Integration können Sie Briefe mit nur wenigen Klicks an die jeweiligen Empfänger senden. Die Briefe werden in Woonig generiert und automatisch über die Schweizer Post versendet. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen (Druckerpatronen, Papier, Strom…) Vorteile: Zeit- und Kostenersparnis:  Durch die digitale und automatisierte Verarbeitung entfallen manuelle Schritte, was den Prozess beschleunigt und die Kosten reduziert.
Flexibilität:  Die Verwaltung kann je nach Bedarf zwischen digitaler Zustellung (z.B. per E-Mail) und traditionellem Postversand wählen.
Umweltfreundlichkeit:  Der Einsatz digitaler Prozesse reduziert den Papierverbrauch und minimiert den CO2-Ausstoß durch den postalischen Transport, was zu einer nachhaltigeren Kommunikation beiträgt.
Nachverfolgbarkeit:  Sowohl digitale als auch physische Sendungen können nachverfolgt werden, sodass Absender jederzeit den Status ihrer Sendungen überprüfen können. 4. Digitale Eigentümerversammlungen STWE-Versammlungen rechtskonform vorbereiten und durchführen. Woonig bietet ein ausgereiftes Tool, mit welchem Sie Ihre Eigentümerversammlungen modern und zeitgemäss abhalten können. Dank Online-Abstimmung (eVoting) können Immobilienverwaltungen die Stimmen der STW-Eigentümer schneller und einfacher aufnehmen und die Versammlung direkt über das Woonig Cockpit starten und verwalten. Alle Stimmen und Quoten werden dabei gemäss Reglement berechnet und digital abgebildet. Abstimmungsergebnisse und Protokolle können Sie sicher und elektronisch zur Verfügung stellen. Weitere Informationen finden Sie hier. 5. Digitale Dokumentenablage Alle Dokumente immer verfügbar. Über das digitale Dossier stellen Sie Dokumente (Hausordnung, Formulare etc.) digital zur Verfügung. Sämtliche Dokumente werden zentral gespeichert, verwaltet und sind einfach wiederzufinden. Dies erhöht die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen erheblich. Mit Woonig haben Sie Mobile- und digitale Verträge, objektspezifische Abrechnungen und Versammlungsprotokolle in einer Applikation zur Hand. Die Verarbeitung der Dokumente erfolgt datenschutzkonform und sicher nach gängigen Branchenstandards. Vorteile: Zeitersparnis:  Schnelle Suche und einfacher Zugriff auf Dokumente reduzieren den Zeitaufwand für das Auffinden und Verwalten von Dateien. Keine Wartezeiten für die Zusendung von Dokumenten.
Kostenreduktion:  Weniger Papierverbrauch und reduzierte Lagerkosten für physische Dokumente senken die Betriebskosten.
Verbesserte Zusammenarbeit:  Durch den zentralen Zugriff und die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, wird die Zusammenarbeit im Team optimiert.
Nachhaltigkeit:  Eine digitale Dokumentenablage trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs, sowie Druckkosten bei und unterstützt nachhaltige Geschäftsprozesse.